Гайд: диспансеризация сотрудников 2024

Положение о диспансеризации сотрудников регламентировано ст 185.1 тк рф ТК РФ. Однако, понятие “работник” употребляется в статье в общем смысле, избегая некоторой конкретики, а именно: “ Распространяется ли данное правило на удаленных сотрудников? На тех, кто работает по ставке 0,3?”.
Недавним письмом от 07.05.24 служба по труду и занятости дала разъясняющий ответ на данный вопрос, подтвердив возможность данных сотрудников на прохождение добровольной диспансеризации.
В данной статье мы разберем, как предоставляется выходной для прохождения диспансеризации? Как оплачивается диспансеризация сотрудника в 2024 году? И какие записи нужно вносить в бухучет. 

Диспансеризация работников — это добровольная процедура. Если работник не хочет проходить диспансеризацию, его нельзя отстранить от работы. Ведь это не медосмотр, который обязателен для отдельных категорий работников. Выходной для прохождения диспансеризации предоставляется раз в три года.

Какие гарантии работникам при прохождении диспансеризации должен предоставить работодатель?
На время диспансеризации работнику нужно предоставить следующие гарантии (ст 185.1ТК РФ):

• освободить от работы;
• сохранить за работником место работы (должность);
• оплатить отсутствие из-за диспансеризации по среднему заработку. 

Распространяются ли гарантии на дистанционных сотрудников?
Гарантии при прохождении диспансеризации распространяются и на тех, кто трудится дистанционно, в том числе неполный день. В соответствии с частью 3, ст.93 ТК РФ работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Кому не нужно предоставлять выходной для диспансеризации?
Исключение 1. Работодатель не должен предоставлять выходной для прохождения диспансеризации сотрудникам младше 18 лет.

Исключение 2. Бесплатное медицинское обследование проводят только для граждан, определенных годов рождения. Пройти диспансеризацию сотрудник может только в том году, когда достиг нужного возраста. Например, сотрудник 2003 года рождения имеет право на диспансеризацию в течение 2024 года.

Исключение 3. Ряд льготных категорий граждан имеют право проходить диспансеризацию ежегодно независимо от возраста. Например, к таким гражданам относятся инвалиды боевых действий, а также инвалиды Великой Отечественной войны которые стали инвалидами вследствие общего заболевания, трудового увечья или других причин.

Если работник не предупредил о прохождении им диспансеризации?
Если работник не предупредит, что его не будет из-за диспансеризации, работодатель вправе объявить ему замечание или выговор.

В каком случае можно отказать в предоставлении выходного для прохождения диспансеризации?
Работодатель может не отпустить сотрудника к врачу, если из-за его отсутствия в этот день нарушится рабочий процесс. Но в этом случае нужно согласовать другую дату.

Порядок действий для оформления диспансеризации сотрудника:

1. Кадровая служба принимает заявление от работодателя.
2. После получения заявления работник кадровой службы должен проверить имеет ли сотрудник право на диспансеризацию. А также сверяет время отсутствия сотрудника с табелем.
3. После подписания сотрудником кадровой службы заявления, оно направляется вышестоящему руководству. 
4. Работодатель выпускает соответствующий приказ.

Положение о диспансеризации включает: 
Строгих требований к форме и содержанию положения о диспансеризации нет. За основу можно взять типовой шаблон документа, состоящий из нескольких разделов. 

«Шапка»:
Укажите полное и краткое название компании, наименование документа («Положение о диспансеризации», «Положение о проведении диспансеризации» — строгих требований к названию ЛНА тоже нет), а также дату и место его составления. Если в вашей организации локальные нормативные акты утверждаются с помощью специального грифа, оставьте для него место в верхней части бланка (в этом нет необходимости, если по правилам внутреннего документооборота компании каждый ЛНА утверждается отдельным приказом). 

Общие положения:
Кратко опишите цели и общий порядок проведения диспансеризации, укажите, с какой периодичностью проходят диспансеризацию сотрудники предприятия.

Гарантии работникам, проходящим диспансеризацию:
Содержание этого раздела не должно противоречить нормам трудового законодательства. Перечислите основные гарантии, предоставляемые каждому сотруднику в случае прохождения диспансеризации, в частности, освобождение от работы в день посещения медицинского учреждения с сохранением места работы и среднего заработка за восьмичасовой рабочий день.  

Документальное оформление диспансеризации:
Перечислите документы, которые необходимо оформить для освобождения сотрудника от работы, и укажите сроки, в которые это нужно сделать. Чтобы взять выходной, работник должен написать заявление в произвольной форме, указав в нём желаемую дату диспансеризации. Составляя положение о порядке прохождения диспансеризации, укажите, за сколько дней следует подать такое заявление и с кем конкретно согласовать дату. 

Заключительные положения:
Напишите, с какого момента и на какой срок данный образец положения о диспансеризации в организации вступает в силу. Обычно ЛНА такого типа действуют бессрочно, но по решению работодателя можно внести в раздел с заключительными положениями пункт о периодическом пересмотре документа.  

! Готовое положение о прохождении диспансеризации заверяется подписью руководителя организации.

Что входит в приказ диспансеризации сотрудников?
Унифицированного бланка приказа нет, составьте его в произвольной форме. В тексте укажите:

• Кому предоставлен дополнительный выходной,
• Дату освобождения от работы,
• Основание приказа, это реквизиты заявления работника.

Отметить диспансеризацию можно в локальном акте компании, например, в Положении о диспансеризации или разделе ПВТР. Это необязательный документ, но он поможет избежать недопонимания и споров с работниками по поводу оформления и оплаты дней для диспансеризации. Также зафиксировать выходной для диспансеризации может помочь заполнение табеля учета рабочего времени.

! В локальном акте, изданном в виду прохождения сотрудником диспансеризации  работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте обязанность работников представлять справки из медорганизаций, чтобы подтвердить прохождение диспансеризации в день освобождения от работы.

Как отметить диспансеризацию в табеле учета?
Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется следующим образом: день, когда работник находится на диспансеризации, можно помечать буквой «А» — неявки с разрешения администрации, либо специальным обозначением, закрепленным в ЛНА (например «Д»).

! При заполнении справки 2-НДФЛ, исходя из смысла письма ФНС указывается код 4800 «иные доходы».

Такое мероприятие, как диспансеризация, не влечет за собой вычетов из доходов сотрудника. Диспансеризация с сохранением заработной платы предполагает, что за этот день работнику будет рассчитан средний заработок, как для командировок.

При предоставлении дней для диспансеризации трудовое законодательство исходит из нормальной продолжительности рабочего дня — 8 часов. А значит, и средний заработок сохраняется лишь за это время. Если же продолжительность рабочего дня больше 8 часов, оставшиеся часы человек, бравший отгул, потом должен отработать с учетом годовой нормы рабочего времени. «Диспансеризационный» день включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. А если вдруг в этот день работнику откроют больничный, то имейте в виду — пособие по болезни за этот день не назначается.

Как отражаются выплаты за день диспансеризации в бухучете?
В бухучете средний заработок за время диспансеризации отражается так же, как и зарплата. В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении выплат делается следующая  запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
– начислен средний заработок (оплата) за время освобождения от работы в связи с диспансеризацией.

Нужно ли платить страховые взносы и 2НДФЛ?
Средний заработок за время диспансеризации облагается взносами на обязательное социальное, медицинское, пенсионное страхование. Начисляется на средний заработок взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Ответственность за непредставление выходного в связи с диспансеризацией:
Если работодатель без уважительной причины не предоставит сотруднику дополнительный выходной для диспансеризации, то компанию привлекут к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. За первое нарушение — штраф:

• для должностного лица — от 1000 до 5000 руб.;
• ИП — от 1000 до 5000 руб.;
• работодателя — от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное нарушение штраф больше:

• для должностного лица — от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация сроком от одного года до трех лет;
• ИП —от 10 000 до 20 000 руб.;
• работодателя — от 50 000 до 70 000 руб.

Действующие законодательные акты, несмотря на доступность и емкость изложения, зачастую требуют дополнительных разъяснений, касаемо некоторых положений. Чтобы иметь четкое представление о действии такого или иного закона необходимо постоянно пополнять багаж знаний. ЕВИДПО предлагает программу обучения по направлению “Кадровое дело”. Обучение проходит дистанционно, что позволит вам освоить интересующую тему, не выходя из дома.

Чтобы оформить выходной в связи с диспансеризацией сотрудника работодателю необходимо получить письменное заявление от сотрудника с конкретным обозначением дат, прохождения диспансеризации. В последующем издается приказ о диспансеризации сотрудников и вносится отметка в табель учета рабочего времени. В отношении сотрудников, работающих дистанционно, а также находящихся на условиях неполного рабочего времени, распространяются те же правила. Диспансеризация с сохранение заработной платы является одной из гарантий, которые необходимо включить в положение о диспансеризации.